Privacy

Samenwerkingsverband Aanmelden Buitengewoon basisonderwijs
Beveren – Gent – Lokeren – Sint-Niklaas – Zele
Gebruikers- en privacy voorwaarden
Aanmeldingssysteem voor buitengewoon basisonderwijs
Ontwerp 2022 – NOG TER BESPREKING

Omwille van praktische redenen omschrijven we het Samenwerkingsverband Aanmelden
Buitengewoon basisonderwijs Beveren – Gent – Lokeren – Sint-Niklaas – Zele als volgt in
de volgende tekst : Samenwerkingsverband B-G-L-SN-Z.

  1. Gebruikersovereenkomst
    Beste ouder,
    Als je jouw kind aanmeldt via https://aanmeldenbuitengewoonbasis.be ga je akkoord met alle
    toepassingen, acties en beslissingen van het Samenwerkingsverband die daarbij horen. Deze lees je
    in onderstaande gebruikersovereenkomst en privacyverklaring. Deze gebruiksovereenkomst en
    privacyverklaring zijn in overeenstemming met het aanmeldingsdossier van het
    Samenwerkingsverband B-G-L-SN-Z zoals goedgekeurd door de Commissie inzake
    Leerlingenrechten.
    Als je niet wil dat wij jouw gegevens verwerken, kan je je hiertegen verzetten via
    aanmeldenbuitengewoonbasis@vlaanderen.be . Houd er wel rekening mee dat wij jou dan de
    gevraagde dienst ‘het verwerken van de aanmelding van je kind’ niet kunnen verstrekken.
    Het instemmen met deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring zijn noodzakelijk om de
    aanmelding te kunnen starten.
  2. Gegevensverwerking in het kader van het aanmeldingssysteem BDWM
    Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van een schoolbestuur.
    Scholen voor buitengewoon basisonderwijs, gelegen in het werkingsgebied van het
    Samenwerkingsverband B-G-L-SN-Z hebben zich aangesloten om te werken met een gezamenlijk,
    digitaal aanmeldingssysteem.
    De schoolbesturen van het Samenwerkingsverband B-G-L-SN-Z mandateren de LOP’s (-) voor het
    ordenen, toewijzen en bekendmaken van de resultaten.
    Jouw persoonsgegevens worden door het Samenwerkingsverband B-G-L-SN-Z verwerkt in het
    kader van de aanmeldingsprocedure voor het schooljaar 2022-2023, op basis van het algemeen
    belang dat haar is toegekend.
  3. Privacyverklaring.
    Welke informatie van uw gezin zit in het aanmeldingsregister ?
    In het aanmeldingsregister komt de informatie:
     Die je bij het aanmelden invult: de naam van de ouder en het kind, het domicilieadres, het
    rijksregisternummer van het kind, de antwoorden op de vragenlijst, wie het kind heeft
    aangemeld, contactgegevens van de ouders, je schoolkeuzes en je voorkeurorde.
     Die noodzakelijk is voor de ordening van je kind in elke school die je aangeeft:

 Of een ouder op de school werkt,
 Of er al een broer of zus op school zit,

Je hebt de mogelijkheid om aan te duiden dat je niet kan antwoorden.
Er wordt geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie over jou of jouw
kind.
Kan ik de informatie die over mijn kind en ons gezin in het aanmeldingsregister is opgenomen, inzien
en verbeteren?
Je kunt jouw gegevens wijzigen gedurende de volledige aanmeldingsperiode.
Je contacteert de helpdesk aanmeldenbuitengewoonbasis@vlaanderen.be
Je ontvangt nadien een kopie van de nieuwe geregistreerde gegevens.
Na 6 mei 2022 om 15u (einde van de aanmeldperiode) is het niet meer mogelijk om je gegevens te
wijzigen.

Waarvoor worden de gegevens van je kind en je gezin gebruikt ?
 Op individueel niveau worden de gegevens van je kind gebruikt voor:
o de rangordening van je kind en de toewijzing van een school.
o Om je op de hoogte te brengen van het resultaat van je aanmelding.
o Om je kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat je dezelfde
gegevens nog eens moet doorgeven.
o Om voor je kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren,
als daar later toch nog een plaats vrijkomt.

 Op globaal niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt
o om de goede werking van het aanmeldsysteem BDWM te evalueren
o Om na te gaan of het systeem technisch goed functioneert, de rangordeningen en
toewijzingen correct gebeuren
o In welke mate kinderen terecht kunnen in een school van hogere voorkeur van hun
ouders

 Als je daarvoor toestemming geeft bij het verzenden van je aanmelding :
o kunnen je contactgegevens ook gebruikt worden voor gerelateerde zaken, zoals de
bevraging in het kader van de tevredenheidsmeting bij ouders

Wie kan welke gegevens van je kind en je gezinssituatie inzien ?
 De personen die door het LOP gemandateerd zijn om het aanmeldsysteem te beheren en/of de
helpdesk voor ouders en scholen te bemannen.
 De directeur van de school die aan je kind wordt toegewezen, met het oog op het realiseren van
de inschrijvingen van je kind.
 De school krijgt niet te zien wat je voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je je kind
aanmeldde.
 De directeur van de scholen waar je kind op de weigeringslijst komt.
 Ook deze scholen krijgen niet te zien wat je voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je
je kind aanmeldde.
De toegang is voor de scholen beperkt tot de volgende gegevens:
o adres, telefoonnummer en naam van de ouders
o geboortedatum, RRN (rijksregisternummer), adres van het kind
o of het kind een verslag heeft met toegang tot buitengewoon onderwijs
o of uw kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus of kind van personeel

Hoe worden de gegevens van uw gezin gecontroleerd?
De controle bestaat uit twee delen:
 Controle door de beheerder :
Voor het toewijzen van de plaatsen, volgens de criteria afgesproken binnen het
Samenwerkingsverband B-G-L-SN-Z, gebeuren volgende noodzakelijke controles:
o Volledigheid: werden alle velden ingevuld?
o Dubbele aanmelddossiers : één kind kan maar één keer aangemeld worden.
Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het toewijzen van de plaatsen.
De beheerder kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren en het
dossier te vervolledigen of te corrigeren.
Zonder toestemming van de aanmelder, wordt een aanmelddossier nooit aangepast.

  • Controle door de school bij inschrijving: wanneer je je kind gaat inschrijven op school na een
    aanmelding, kan de school controleren of de ingevulde gegevens correct en volledig zijn. Om
    de correctheid te bewijzen, kan je volgende documenten meebrengen bij inschrijving:
    o Identiteitsbewijs van je kind;
    o Bewijs van woon- of verblijfplaats van het kind;
    o Verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs (indien van toepassing).

Opgelet !
Wanneer een school bij inschrijving vaststelt dat de ingevulde gegevens niet correct zijn, verlies je
je recht op inschrijving. Vul daarom alle gegevens eerlijk in.
Je bent als ouder verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van alle noodzakelijke
gegevens.
Hoelang worden je gegevens bewaard?
Het Samenwerkingsverband B-G-L-SN-Z bewaart gedurende maximum 5 jaar een dataset in een
beveiligde omgeving, die het enkel zal gebruiken in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in
verband met de aanmeld – en inschrijvingsprocedure. Indien deze gegevens zouden worden

gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt
afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende
het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018.

Waar kan je terecht met vragen over deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring?
 Heb je vragen over welke gegevens wij over je kind verwerken?
Of wil je de opgegeven gegevens laten verbeteren of wissen?
Neem contact op met aanmeldenbuitengewoonbasis@vlaanderen.be
 Ben je het niet eens met de manier waarop wij jouw gegevens verwerken? Wend je tot de
Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens via
https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc .
 Heb je een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure zelf of het resultaat ervan?
Er is een probleem bij het aanmelden of je hebt een klacht over de toewijzing ?
Wacht niet tot na het verlopen van de aanmeldingsperiode om contact te nemen.
Bezorg de disfunctiecommissie van het Samenwerkingsverband B-G-L-SN-Z uw eventuele
klacht bij voorkeur voor (-) 2022 en uiterlijk op (-) 2022

 Ga je niet akkoord met de beslissing van deze lokale commissie, dan kun je een klacht
indienen bij de commissie inzake Leerlingenrechten.