Privacy

Gebruikersovereenkomst 

Gezamenlijke aanmeldingsprocedure Buitengewoon basisonderwijs in Beveren, Dendermonde, Gent, Lokeren, Sint-Niklaas en Zele 

15 april 2024

Omwille van praktische redenen omschrijven we het Samenwerkingsverband Aanmelden Buitengewoon basisonderwijs Beveren – Dendermonde – Gent – Lokeren – Sint-Niklaas – Zele als volgt in de volgende tekst:  
Samenwerkingsverband BuBaO B-D-G-L-SN-Z 
 
1. Gebruikersovereenkomst 

Beste ouder, 

Als u uw kind aanmeldt via https://aanmeldenbuitengewoonbasis.be gaat u akkoord met alle toepassingen, acties en beslissingen van de initiatief nemende schoolbesturen van alle scholen voor buitengewoon basisonderwijs in Beveren, Dendermonde, Gent, Lokeren, Sint-Niklaas en Zele in het kader van het gezamenlijk aanmeldingssysteem voor de inschrijvingen voor schooljaar 2024-2025.  Deze leest u in onderstaande gebruikersovereenkomst en privacyverklaring. Deze gebruiksovereenkomst en privacyverklaring zijn in overeenstemming met het aanmeldingsdossier van het samenwerkingsverband BuBaO B-D-G-L-SN-Z, zoals goedgekeurd door de Commissie inzake Leerlingenrechten. 

Als u niet wil dat wij uw gegevens verwerken, kan u zich hiertegen verzetten via aanmeldenbuitengewoonbasis@vlaanderen.be. Houd er wel rekening mee dat wij u dan de gevraagde dienst – het verwerken van de aanmelding van uw kind – niet kunnen verstrekken. 

Het instemmen met deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring zijn noodzakelijk om de aanmelding te kunnen registreren. 

2. Gegevensverwerking in het kader van de gezamenlijke aanmeldingsprocedure. 

BDWM is de software-ontwikkelaar die instaat voor de ontwikkeling en het onderhoud van de aanmeldingssoftware. 
 
Contactgegevens: 
Colle & De Saffel BV
Nekkersvijverstraat 73 
9040 Gent 
Ondernemingsnummer: BE1002735916
E-mailadres: jules.colle@gmail.com
 
Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van de betrokken schoolbesturen. 

Alle scholen voor buitengewoon basisonderwijs, gelegen in Beveren, Dendermonde, Gent, Lokeren, Sint-Niklaas en Zele werken met het gezamenlijk, digitaal aanmeldingssysteem voor de inschrijvingen voor schooljaar 2024-2025 en dit voor alle onderwijsniveaus (kleuter/lager) en voor alle types die door de scholen worden aangeboden. 

De schoolbesturen mandateren het LOP van hun werkingsgebied voor het ordenen, toewijzen en bekendmaken van de resultaten en het bezorgen van de weigeringsdocumenten. Het schoolbestuur van Beveren, niet gelegen in het werkingsgebied van een LOP, mandateert het LOP Sint-Niklaas basisonderwijs om dit te doen. 

  

3. Privacyverklaring. 

Welke informatie van uw gezin zit in het aanmeldingregister ? 

In het aanmeldingsregister komt de informatie: 

• Die u bij het aanmelden invult: de naam van de ouder en het kind, het rijksregisternummer en de geboortedatum van het kind, wie het kind heeft aangemeld, contactgegevens van een ouder, contactgegevens van het betrokken CLB, uw schoolkeuzes en uw voorkeurorde. 
• Die noodzakelijk is voor de ordening van uw kind in elke school die u aangeeft: 

• Vragen die bepalen of je voorrang krijgt bij de rangordening 

• Of een ouder op de school werkt, 
• Of er al een broer of zus op school zit, 

• Het domicilieadres van uw kind, voor de berekening van de afstand tot elke school in vogelvlucht. 

Er wordt geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie over u of uw kind. 

U kunt uw gegevens wijzigen gedurende de volledige aanmeldingsperiode. Contacteer hiervoor de helpdesk: aanmeldenbuitengewoonbasis@vlaanderen.be   

Na de aanmeldingsperiode is het niet meer mogelijk om uw gegevens te wijzigen. 

Waarvoor worden de gegevens van uw kind en uw gezin gebruikt ? 

• Op individueel niveau worden de gegevens van uw kind gebruikt: 

• voor de rangordening van uw kind en de toewijzing aan een school; 

• om u op de hoogte te brengen van het resultaat van uw aanmelding; 
• om uw kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat u dezelfde gegevens nog eens moet doorgeven; 
• om voor uw kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren, als daar na de aanmeldingen toch nog een plaats vrijkomt. 

• Op geaggregeerd niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt om de goede werking van het aanmeldingssysteem te evalueren en om na te gaan: 

• of het systeem technisch goed functioneert en de rangordeningen en toewijzingen correct gebeuren; 

• in welke mate kinderen terecht kunnen in een school van voorkeur. 

Wie kan welke gegevens van uw kind en uw gezinssituatie inkijken ? 

• De personen die door het samenwerkingsverband gemandateerd zijn om het aanmeldingsregister te beheren en de helpdesk voor ouders en scholen te bemannen.  
• Jules Colle, owner BDWM, die instaat voor de ontwikkeling en onderhoud van de aanmeldsoftware. 
• De directeur van de school waaraan uw kind wordt toegewezen, met het oog op het realiseren van de inschrijvingen van uw kind. De school krijgt niet te zien wat uw voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen u uw kind heeft aangemeld. 

• De directeur(s) van de scho(o)l(en) waar uw kind op de weigeringslijst komt. Ook deze scholen krijgen niet te zien wat uw voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen u uw kind aanmeldde. De toegang is voor de scholen beperkt tot de volgende gegevens: 

• adres, telefoonnummer en naam van de ouders; 
• geboortedatum, RRN van het kind; 
• of uw kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus van een eerder ingeschreven leerling of kind van personeel. 

Hoe worden de gegevens van uw gezin gecontroleerd? 

De controle bestaat uit twee delen: 

1. Controle tijdens en na het afsluiten van de aanmeldingsperiode (voor de plaatsberekening). 

• Door de beheerder:  
  De beheerders zijn de personen die door het samenwerkingsverband (verwerkersverantwoordelijken) gemandateerd zijn om de aanmeldsoftware te beheren.  Dit zijn de LOP-deskundigen van de betrokken LOP’s in het samenwerkingsverband. 

• Voor het toewijzen van de plaatsen, volgens de afgesproken criteria binnen het samenwerkingsverband, gebeuren volgende noodzakelijke controles: 

• Volledigheid: werden alle velden ingevuld? 
• Dubbele dossiers: één kind kan maar één keer aangemeld worden. 
• Adrescontrole op basis van de databank geopunt.be zodat de afstandsberekening correct verloopt. 

Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het ordenen en toewijzen van de plaatsen. De beheerder kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren en het dossier te vervolledigen of te corrigeren indien nodig. Zonder schriftelijke toestemming van de aanmelder, wordt een dossier nooit aangepast. Na elke aanpassing, op vraag van de ouder, wordt een nieuwe bevestigingsmail met samenvatting verzonden. 

• Door de school: na de aanmelding en voor de toewijzing controleert de school de gegevens van de kinderen die met voorrang werden aangemeld: broers/zus, kind van personeel. Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het toewijzen van de plaatsen. De school kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren. 

2. Controle door de school bij inschrijving. 

Wanneer u uw kind gaat inschrijven op school na een aanmelding, kan de school controleren of de ingevulde gegevens correct en volledig zijn. Om de correctheid te bewijzen, kan u volgende documenten meebrengen bij inschrijving: 

• Bewijsstuk domicilieadres: Identiteitsbewijs van uw kind of attest gezinssamenstelling uit het bevolkingsregister. 

Wanneer een school bij inschrijving vaststelt dat de ingevulde gegevens niet correct zijn, verliest u uw recht op inschrijving. Vul daarom alle gegevens eerlijk in. 

U bent als ouder verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van alle noodzakelijke gegevens. 

  

Hoelang worden uw gegevens bewaard? 

Het samenwerkingsverband bewaart gedurende maximum 10 jaar een dataset in een beveiligde omgeving, die het enkel zal gebruiken in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in verband met de aanmeldings- en inschrijvingsprocedure. Indien deze gegevens zouden worden gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel geanonimiseerd en nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018. 

De verwerking van de persoonsgegevens start op 17 april 2024 (9u), zijnde de start van de aanmeldingsprocedure, en stopt uiterlijk op 30 juni 2025, zijnde de dag dat de gearchiveerde kopie van het aanmeldsysteem geanonimiseerd wordt.  Zodra je de persoonsgegevens van je kind ingeeft via het digitaal aanmeldformulier, worden je persoonsgegevens opgeslagen in een database gehost door Combell.   
Na de aanmeldperiode kopieert BDWM alle gegevens naar een archief-website. Alle gegevens worden gewist van de originele website. 
Op 30 juni 2025 worden de gegevens op de archief-website geanonimiseerd. 
De betrokken LOP’s in het samenwerkingsverband bewaren gedurende maximum 10 schooljaren een dataset in een beveiligde omgeving, die het enkel zal gebruiken in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in verband met de aanmeld – en inschrijvingsprocedure. Indien deze gegevens zouden worden gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018. 

Waar kan u terecht met vragen over deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring? 

Heeft u vragen over welke gegevens wij over u verwerken? Of wil u de opgegeven gegevens laten verbeteren of wissen? Neem contact op via aanmeldenbuitengewoonbasis@vlaanderen.be  

Bent u het niet eens met de manier waarop wij uw gegevens verwerken? Wend u tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens via https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc 

 Heeft u een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure zelf of het resultaat ervan? Is er een probleem bij het aanmelden of je hebt een klacht over de toewijzing? 

• Dien een klacht in bij de lokale disfunctiecommissie via aanmeldenbuitengewoonbasis@vlaanderen.be  

Ben je niet akkoord met het resultaat van de aanmeldingen/of met het antwoord van de Disfunctiecommissie ? 

• Je kan binnen de 30 schooldagen na de vaststelling van de betwiste feiten een klacht indienen bij de Commissie inzake Leerlingenrecht. 
   
  Contactgegevens :  
  Vlaamse overheid Agentschap voor Onderwijsdiensten – AGODI  
  Hendrik Consciencegebouw 
  Secretariaat Commissie inzake Leerlingerechten Koning Albert II-laan 15 1210 Brussel 
  E-mail : commissie.leerlingenrechten@vlaanderen.be – Tel : 02 553 98 83 

4. Aanvinkveld op het aanmeldformulier 
De ouder geeft toestemming via het aanvinkveld in het digitaal aanmeldformulier om de aanmeldgegevens van het kind te gebruiken binnen de vooropgestelde gebruikersovereenkomst, zoals hierboven omschreven in het kader van een aanmeldprocedure. 

Ik ben akkoord dat het samenwerkingsverband BuBaO B-D- G-L- SN -Z de aanmeldgegevens van mijn kind conform haar privacybeleid behandelt.  
Als je dit aanmeldformulier verzendt, geef u ons toestemming om ze te gebruiken voor het aanmelden van uw kind tijdens het huidige aanmeldjaar en voor de evaluatie van de aanmeldingsprocedure.  

We verwijderen deze gegevens uit de database van ons aanmeldsysteem na het einde van het schooljaar waarvoor uw kind is aangemeld.  

U ontvangt, bij het afronden van de aanmelding een overzicht van de ingevulde gegevens van uw kind.   
U kan contact opnemen met de helpdesk aanmeldenbuitengewoonbasis@vlaanderen.be om foute gegevens aan te passen of te verwijderen. 
 
Vermoedt u dat iemand uw persoonsgegevens onrechtmatig gebruikt? 
Meld het aan de Disfunctiecommissie van het samenwerkingsverband BuBaO B-D- G-L- SN –Z via emailadres aanmeldenbuitengewoonbasis@vlaanderen.be  
 
Indien u denkt dat de verwerking van uw persoonsgegevens of die van uw kind niet gebeurt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR), kan u een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie via https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc . 
 
Meer informatie over uw rechten en privacy vindt u bij ‘Veel gestelde vragen’ op de website https://aanmeldenbuitengewoonbasis.be